Checklist in dienst nemen personeel

1. De arbeidsovereenkomst
Wanneer u iemand in dienst neemt die gedurende zekere tijd en tegen een afgesproken loon werk voor u verricht, dan is er sprake van een individuele arbeidsovereenkomst.

In een arbeidsovereenkomst moeten in ieder geval de volgende punten worden opgenomen:

• naam, adres en woonplaats van werkgever en werknemer;
• de functie van de werknemer en/of aard van de werkzaamheden;
• de standplaats(en) van de werknemer;
• het tijdstip van indiensttreding;
• de aard van het dienstverband (bepaalde of onbepaalde tijd);
• de eventuele proeftijd en de opzegtermijn;
• de werktijden;
• het bruto loon;
• aantal contracturen;
• het aantal vakantiedagen;
• de eventuele pensioenregeling;
• het eventueel van toepassing zijn van een Collectieve Arbeidsovereenkomst (CAO).

Zowel werkgever als werknemer dienen de arbeidsovereenkomst te ondertekenen (zie toelichting).

2. Aanmelden bij uw uitvoeringsinstelling
U bent verplicht om uw nieuwe werknemer per direct aan te melden bij de Uitvoering WerknemersVerzekeringen (UWV). Het UWV stuurt u dan de benodigde informatie en formulieren toe (zie toelichting).

3. Aanmelden bij de Belastingdienst
U dient uw werknemer schriftelijk aan te melden bij de Belastingdienst i.v.m. het inhouden en afdragen van loonbelasting en premies volksverzekeringen. De Belastingdienst stuurt u de benodigde papieren, waaronder een loonbelastingverklaring die uw werknemer moet invullen en verstrekt u een loonbelastingnummer (zie toelichting).

4. Aanmelden bij een Arbo-dienst
Vanaf 1 juli 2005 is voor werkgevers die personeel in dienst hebben de verplichting vervallen zich te laten bijstaan door een erkende Arbo-dienst.

5. Aanmelden bij een Pensioenfonds
In principe maakt u als werkgever zelf afspraken met uw werknemer over een eventuele pensioenregeling (collectief of individueel). U bent hiertoe niet wettelijk verplicht. In de praktijk geldt echter voor veel sectoren een verplichting ten aanzien van het regelen van pensioen (zie toelichting).

TOELICHTING

1. De Arbeidsovereenkomst

Collectieve Arbeidsovereenkomst
Voordat u een individuele arbeidsovereenkomst afsluit moet u weten of er een Collectieve Arbeidsovereenkomst (CAO) van toepassing is. Een CAO regelt zaken op het gebied van arbeidsvoorwaarden en arbeidsverhoudingen. U bent aan een CAO gebonden: - als u lid bent van een werkgeversorganisatie die partij is bij die CAO; - als de minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid de bepalingen van een CAO algemeen verbindend heeft verklaard voor alle werkgevers en werknemers in de bedrijfstak waarin u werkzaam bent.

De CAO-bepalingen kunnen de rechten en plichten van werkgevers en werknemers zowel verruimen als beperken. Houdt u daarom terdege rekening met CAO-bepalingen wanneer u een individuele arbeidsovereenkomst sluit. Informeer hiernaar bij uw brancheorganisatie.

Contracten voor bepaalde en onbepaalde tijd
Volgens de wet mag u met uw werknemer meerdere malen een tijdelijke arbeidsovereenkomst aangaan, maar niet onbeperkt. Binnen een periode van maximaal 36 maanden mag een contract voor bepaalde tijd tweemaal worden verlengd (wet Flexibiliteit en Zekerheid).

Proeftijd en opzegtermijn
U bent het niet verplicht, maar u mag een proeftijd met uw werknemer afspreken. De afspraken hierover moeten altijd schriftelijk vastgelegd worden in de arbeidsovereenkomst. De volgens de wet toegestane lengte van de proefperiode is afhankelijk van het soort dienstverband dat u aangaat.

De proeftijd mag maximaal 1 maand duren bij:
- een tijdelijk contract voor een periode van minder dan 2 jaar; - een tijdelijk contract waarbij een einddatum wordt afgesproken.
De proeftijd mag maximaal 2 maanden duren bij:
- een tijdelijk contract voor 2 jaar of langer;
- een vast dienstverband.

Indien u een proeftijd afspreekt die wettelijk te lang is, dan is er geen proeftijd. Voorbeeld: een proeftijd voor een tijdelijk contract die op 1 juni ingaat duurt maximaal tot en met 30 juni.

Vakantiedagen
Het wettelijk vastgestelde minimum aantal vakantiedagen is vier maal het aantal gewerkte dagen per week. Een CAO-bepaling kan voorzien in een groter (minimum) aantal vakantiedagen. In de CAO drogisterijbranche bedraagt het aantal vakantiedagen 25 per jaar (bij een dienstverband van 37 uur per week). Bovendien heeft uw werknemer recht op vakantiegeld: minimaal ter hoogte van 8 procent van het brutoloon.

Identificatieplicht
Bij indiensttreding moet de werknemer u een geldig identiteitsbewijs tonen (paspoort of identiteitskaart). Een fotokopie hiervan moet bij de loonadministratie worden bewaard.

2. Aanmelden bij de uitvoeringsinstelling
De Ziektewet (ZW), de Werkloosheidswet (WW) en de Wet op de Arbeidsongeschiktheid (WAO) zijn werknemersverzekeringen. Als werkgever administreert u de inhoudingen en draagt u premies voor deze verzekeringen af aan UWV Cadans, de instantie die de werknemersverzekeringen uitvoert.

3. Aanmelden bij de Belastingdienst
De Wet loonbelasting verplicht u als werkgever loonbelasting in te houden en af te dragen aan de Belastingdienst. De loonbelasting wordt bepaald aan de hand van tabellen van de handleiding loonbelasting van de Belastingdienst en het UWV. Iedereen die in Nederland woont, valt in principe onder de volksverzekeringen: de Algemene Ouderdomswet (AOW), de Algemene Nabestaandenwet (ANW), de Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten (AWBZ) en de Algemene Kinderbijslagwet (AKW). Uw werknemer draagt de volledige premies voor AOW, ANW en AWBZ. Als werkgever houdt u deze premies in en draagt u deze, tezamen met de loonbelasting, af aan de Belastingdienst.

4. Aanmelden bij een Arbo-dienst
De Arbeidsomstandighedenwet verplicht u als werkgever tot het voeren van een arbeidsomstandighedenbeleid. Deze wettelijke verplichting geldt niet alleen als u werknemers in loondienst neemt, maar ook bij het inhuren van (tijdelijke) werknemers als stagiairs en uitzendkrachten.
De belangrijkste verplichtingen op dit gebied zijn:
 

• Het inschakelen van de Arbo-dienst voor het (eventueel opstellen en het) beoordelen en goedkeuren van een Risico-Inventarisatie en -Evaluatie (RI&E). Met de RI&E brengt u de risico’s in uw bedrijf en de mogelijke verbeteringen in kaart. Bij veel brancheorganisaties zijn modellen verkrijgbaar waarmee u een RI&E kunt uitvoeren. Werkgevers die per week voor minder dan 40 uur werk laten uitvoeren kunnen gebruik maken van de “Checklist Gezondheidsrisico’s”. Per 2005 kan een werkgever in de drogisterijbranche met minder dan 25 werknemers in dienst gebruik maken van de digitale branche-RI&E (www.rie.nl of www.kndb.org).
• Iedere werkgever is verplicht zich te laten bijstaan door een erkende Arbo-dienst ten behoeve van de verzuimbegeleiding. Deze wettelijke verplichting zal per 1.7.2005 waarschijnlijk komen te vervallen.

5. Aanmelden bij een pensioenfonds
De minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid kan werkgevers verplichten tot deelname aan een bepaald bedrijfstakpensioenfonds. Indien uw bedrijf valt onder zo’n verplicht gesteld fonds, dan bent u verplicht uw werknemer daar aan te melden. Het fonds bepaalt ook hoeveel premie u moet afdragen en welk deel daarvan u mag inhouden op het loon van uw werknemer. Meer informatie kunt u verkrijgen bij de Vereniging van Bedrijfspensioenfondsen. In de drogisterijbranche geldt het Bedrijfspensioenfonds Detailhandel, ondergebracht bij Interpolis (voorheen Relan Pensioen B.V.)