Mexicaanse griep; zonder voorbereiding meer schade voor ondernemer dan nodig!
Het beleid van de overheid ten aanzien van de Mexicaanse griep is inmiddels gewijzigd naar een lagere prioriteitsstelling ‘omdat het meer een normale griep lijkt en sterftecijfer lager ligt dan verwacht’. Onderstaande informatie en richtlijnen bieden wellicht soelaas als de omvang van de pandemie toch gaat toenemen.
30% van alle Nederlanders - dus ook werknemers, toeleveranciers en klanten - zal naar inschatting de griep krijgen. Op de piek van een ernstige grieppandemie zal 10% van de bevolking ziek zijn. Vaak een grote klap voor een bedrijf of organisatie. Door vóóraf de risico’s in kaart te brengen en maatregelen te treffen is de schade, ook voor uw bedrijf, te beperken.Mogelijke gevolgen van een grieppandemie
Een grieppandemie kan direct gevolgen hebben voor uw organisatie. Denk hierbij bijvoorbeeld aan:
- verzuim van werknemers, waardoor uw organisatie moeilijker aan verplichtingen kan voldoen
- klanten die tijdelijk wegblijven of die ziek naar u toekomen
- toeleveranciers die bepaalde diensten en/of producten niet kunnen leveren of activiteiten die veelal zijn uitbesteed zoals ICT en/of administratie werken onvoldoende
- het ontstaan van financiële problemen
Werknemers / uzelf
- Houd er rekening mee dat 30% van uw werknemers ziek kan worden. Ze worden gelukkig niet allemaal gelijk ziek.
- Deskundigen schatten nu in dat op het hoogtepunt van de pandemie ongeveer 10% van de hele bevolking ziek is (dus ook van uw personeel), gedurende een periode van ongeveer een week. Het herstel daarna kan nog wel een week extra duren. Dus een ‘doorlooptijd’ van twee weken na de eerste ziektemelding is niet vreemd. U doet er verstandig aan op dag 5 te bellen en te informeren hoe het gaat (Wet Poortwachter).
- Houd bovenop afwezigheid van personeel dat zelf ziek is ook rekening met verzorgers die vrij willen / moeten nemen (veelal moeders en mantelzorgers). Aangeraden wordt rekening te houden met nog eens 10% afwezigheid vanwege de zorg voor zieken in de directe omgeving. Naar schatting zal dat in de detailhandel meer zijn in verband met een relatief veel hoger percentage vrouwen dat er werkzaam is. Belangrijk is om een stuk flexibiliteit te vragen van medewerkers èn zelf ook te geven. Bespreek het. Pas desnoods tijdelijk openingstijden aan of huur een uitzendkracht in.
- Houd er rekening mee dat u zélf ziek kunt worden. Blijf thuis als u griep heeft en vermijd fysiek contact met anderen. Vooral belangrijk als u een eenmanszaak heeft. Waarschuw in dit geval leveranciers, beveiligingsbedrijf, buren en collega-ondernemers (zorg voor een telefoon / maillijstje thuis én in de winkel).
- Voedselvoorziening en drogisterij / apotheken zullen belangrijker zijn dan duurzame consumptiegoederen en andere detailhandel. Soms zullen kleinere zaken tijdelijk hun deuren moeten sluiten omdat er te weinig werknemers zijn. Zorg dat de lijnen naar collega-ondernemers kort zijn. Wellicht dat u een medewerker tijdelijk kunt inhuren / afstaan!
Uw klanten
- Houd er rekening mee dat uw klanten griep krijgen. Uw omzet KAN daardoor afnemen. Naar inschatting in het non-food deel van de detailhandel meer dan in het food-deel. Zorg waar mogelijk dat u uw voorraden eventueel aanpast.
- Wees extra alert op hygiëne omdat u / uw medewerkers met veel klanten in aanraking komen. De griep en verkoudheidsvirussen zitten in druppeltjes snot, slijm en speeksel. Door praten, hoesten of niezen worden de virussen verspreid. Dit gebeurt vooral in ruimten waar mensen dicht bij elkaar zitten en waar slecht geventileerd wordt. Ook worden virussen overgedragen via handen en voorwerpen, zoals een deurknop. Als iemand bijvoorbeeld na het vastpakken van de deurknop zijn mond, neus of ogen aanraakt, kan hij/zij besmet worden.
- Voorkom contact met mensen die griep hebben. Denk na wat te doen met klanten die ziek zijn en in uw winkel boodschappen willen doen. Wat wilt u dat uw personeel dan zegt tegen uw klant?
- Was vaak uw handen met water en zeep.
- Gebruik papieren zakdoekjes bij hoesten of niezen en gooi die na gebruik weg.
Toeleveranciers
- Kijk uw leverancierscontracten na. Valt het niet leveren van goederen door griep onder ‘overmacht’? Wat is uw antwoord als u van een toeleverancier te horen krijgt dat ‘er vanwege de griep deze week niet geleverd kan worden’.
- Wat als u zelf toeleverancier bent (u doet ook aan catering). Kunt u contractuele aangegane verplichtingen uitstellen of verzaken als gevolg van een pandemie?
- Kan het zijn dat een parkeergarage sluit vanwege gebrek aan personeel? Uw beveiligingsbedrijf? Openbaar vervoerlijnen uitvallen?
Financiële problemen …
Een griepgolf komt nooit goed uit. Maar extra kosten voor inhuur van extra personeel en extra uitval van de klantenvraag komen nu wel heel ongelukkig uit. Met MKB-Nederland zullen de brancheorganisaties kijken naar wat we van de overheid moeten gaan vragen, maar ook voor u als ondernemer is het goed te zorgen voor een beetje extra financiën als het kan.
Probeer daarnaast proactief te zijn. Banken, huurbazen en leveranciers waarderen het meer wanneer u zelf tijdig langskomt dan wanneer rekeningen blijven liggen. Zoek advies van uw brancheorganisatie.
Is het echt mogelijk voor een bedrijf om zich op een pandemie voor te bereiden? En hoe dan?
Op 20 juli jl. hebben minister Ter Horst van Binnenlandse Zaken en minister Klink van Volksgezondheid, Welzijn en Sport een interview gegeven over het belang van een goede voorbereiding op een grieppandemie. Beiden vinden dat bedrijven zich goed kunnen en moeten voorbereiden. “Iedereen kan zich voorbereiden op een grieppandemie. De inspanning is beperkt en de opbrengst groot. Een bedrijf heeft meer kans om zonder schade de pandemie te overleven als het zich voorbereidt. Het in kaart brengen van wat echt belangrijk is voor de bedrijfscontinuïteit, is ook handig voor het aankunnen van andere moeilijke situaties,“ zegt Ter Horst. “Het is niet zo moeilijk”.
Ondernemers doen er goed aan de volgende punten kritisch na te lopen c.q. naar te handelen:
1. Nagaan wat de meest kritieke bedrijfsactiviteiten zijn?
2. Nagaan welke gevolgen een grieppandemie voor deze activiteiten heeft? Of wat gebeurt er als 30% van de medewerkers ziek is en uitvalt? Wat gebeurt er als dit ook gebeurt bij de leveranciers en afnemers?
3. Bepalen wat het bedrijf in ieder geval moet kunnen blijven doen tijdens een pandemie omdat klanten het bedrijf nodig hebben of omdat het bedrijf anders grote schade oploopt en het misschien niet overleeft?
4. Nagaan welke maatregelen u zelf kunt nemen? Heeft uw bedrijf al een continuïteitsplan? Zo ja, is dit ook toegespitst op tijdelijke uitval van personeel?“
5. Nemen van extra hygiënemaatregelen: nog vaker dan gewoonlijk handen wassen met water en desinfecterende zeep en afdrogen met materialen die slechts eenmalig worden gebruikt. Reinig toiletten en deurklinken vaker. Houd toetsenborden, muizen en telefoons waar meerdere mensen mee werken goed schoon. Zoen bij voorkeur niet en raak zo min mogelijk mond, neus of ogen aan.
6. Medewerkers die de griep hebben gehad niet te snel weer aan het werk laten gaan.
7. Indien mogelijk, productie uitbesteden
8. Zoveel mogelijk vooruit produceren
9. Zorgen dat personeel breed inzetbaar is
10. Scenario ontwerpen voor als veel medewerkers ziek zijn (dat kan natuurlijk alleen bij de grotere bedrijven)
11. Een persoon in het bedrijf aanwijzen die verantwoordelijk is voor de voorbereiding op een grieppandemie.
12. Nagaan wat u als werkgever kunt doen om ervoor te zorgen dat uw personeel zo min mogelijk wordt blootgesteld aan een griepvirus.
13. Inventariseren welke producten en diensten onmisbaar zijn voor uw klanten tijdens een grieppandemie.
14. Inventariseren welke activiteiten van belang zijn voor de levering van uw producten en diensten aan uw klanten en voor het blijven functioneren van uw organisatie. Maak onderscheid tussen activiteiten die moeten blijven functioneren, activiteiten die twee weken mogen worden onderbroken en activiteiten die langere tijd mogen worden onderbroken.
15. Breng in kaart welke (interne en externe) mensen en middelen u voor de beschreven activiteiten nodig hebt. Regel vervangers voor de mensen die betrokken zijn bij deze activiteiten.
16. Bekijk of u bij een personeelsuitval van 10%, 30% en 50% de benodigde activiteiten, producten en diensten kunt blijven leveren. Inventariseer de knelpunten.
17. Informeer uw personeel over de maatregelen en voorbereidingen die uw bedrijf neemt.
18. Tref maatregelen zodat bij de uitbraak van een grieppandemie meteen gecommuniceerd kan worden met klanten en leveranciers om tijdig de stand van zaken binnen uw bedrijf door te geven. Denk bijvoorbeeld aan een website of noodnummer.
19. Koop hygiënische hulpmiddelen zoals papieren zakdoekjes en ontsmettingsmiddelen en organiseer de opslag en het gebruik van deze hulpmiddelen. Gebruik deze zakdoeken / tissues eenmalig en gooi ze na gebruik in de vuilnisbak.
20. Ga na of het ziekteverzuimbeleid aangepast moet worden.
21. Bepaal welke procedures gevolgd moeten worden, op welk moment deze in werking worden gesteld en wanneer ze stopgezet mogen worden.
22. Test uw voorbereiding en pas deze regelmatig aan.
Er is een checklist
Meer informatie
Op onderstaande websites vindt u dagelijks de laatste stand van zaken maar ook handige tips:
Via Postbus 51 kunt u de folder ‘Wat kan uw bedrijf ondernemen tegen een grieppandemie?” bestellen via de Postbus 51 Informatielijn, telefoon 0800 8051.
Pagina per e-mail verzenden
Vul onderstaand formulier in om uw deze pagina per e-mail naar uw kennis of collega te sturen.